Tenir un registre des activités quotidiennes et de paie
Tout employeur doit s’assurer que toutes les informations liées à ses activités quotidiennes de construction et à celles de ses employés sont compilées. Le registre des activités est un document différent du rapport mensuel.
L’employeur doit tenir un registre des activités quotidiennes contenant toutes les mentions obligatoires prévues au règlement. Il a l’obligation de conserver son registre, tout document appuyant les renseignements qu’il contient ainsi que toute autre documentation en lien avec les travaux de construction exécutés (ex. : livre de paie, fiches de temps, contrats, factures, bons de commande, etc.), et ce, pendant six ans après la dernière année à laquelle ces renseignements se rapportent.
Cette obligation n’exige aucun alourdissement du fardeau administratif des entreprises. En effet, le délai de conservation de ces documents est le même que celui exigé par Revenu Québec.
Ce registre doit être présenté à la CCQ, si elle en fait la demande à toute heure raisonnable et elle peut en faire des copies.
Selon l’article 8 du Règlement sur le registre, le rapport mensuel, les avis des employeurs et la désignation d’un représentant, le registre de l’employeur doit contenir les renseignements suivants pour chacun de ses employés ainsi que pour lui-même* :
Informations habituellement contenues dans les feuilles ou cartes de temps
- Nom, prénom, adresse et numéro d’assurance sociale des salariés;
- Appellation du métier, de l’occupation ou de la spécialité exercée par les salariés et leur période d’apprentissage;
- Heure précise du début, des interruptions et de la fin du travail, les heures à temps régulier, à temps et demi et à temps double pour chaque journée de travail, pour chacun des chantiers et à l’égard de chacun des donneurs d’ouvrage (nom) avec qui l’employeur a un contrat;
- Nature du travail, type de chantier et adresse du chantier;
- Salaire payé, date du versement et mode de paiement;
- Indemnités payables à titre de congés et de jours fériés payés;
- Contributions et retenues à titre de prélèvement;
- Cotisations précomptées sur la paie du salarié et celles versées par l’employeur, pour le régime d’avantages sociaux;
- Précompte des cotisations syndicales;
- Numéro de licence de l’employeur en vertu de la Loi sur le bâtiment.